De openbaarheidsparagraaf is een wettelijke verplichting vanuit de Wet open overheid (Woo), die op 1 mei 2022 in werking is getreden en de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) heeft vervangen. Artikel 3.5 van de Woo bepaalt dat bestuursorganen in de jaarlijkse begroting aandacht besteden aan hun beleidsvoornemens voor de uitvoering van deze wet. In de jaarlijkse verantwoording wordt vervolgens verslag gedaan van de uitvoering daarvan.
De Woo versterkt het recht van inwoners, ondernemers en andere belanghebbenden op toegang tot overheidsinformatie. De wet beoogt de transparantie van de overheid te vergroten door informatie beter vindbaar, toegankelijk en digitaal beschikbaar te maken. Daarmee draagt de Woo bij aan een open overheid en aan het vertrouwen van inwoners in het handelen van de gemeente.
De uitvoering van de Woo rust op drie pijlers: passieve openbaarmaking via Woo-verzoeken, actieve openbaarmaking van daarvoor aangewezen informatiecategorieën en het structureel op orde brengen van de informatiehuishouding. In deze paragraaf beschrijven we de voorgenomen inzet van de gemeente Venlo op deze onderdelen in 2027.
Passieve openbaarmaking (Woo-verzoek)
Woo-verzoeken kunnen bij de gemeente Venlo op verschillende manieren worden ingediend, onder meer via e-mail, per post en via het webformulier. Daarmee houden we de toegang tot overheidsinformatie laagdrempelig voor inwoners, ondernemers en organisaties. Een zorgvuldige en tijdige behandeling van deze verzoeken vraagt om een informatiehuishouding die op orde is en om werkprocessen die duidelijk zijn ingericht. Daar blijven we ook in 2027 gericht aan werken. Daarbij ligt de nadruk op het beter vindbaar, beschikbaar en bruikbaar maken van informatie, zodat verzoeken efficiënt kunnen worden behandeld en verzoekers goed worden meegenomen in het proces. In de praktijk weten inwoners en bedrijven de gemeente goed te vinden met vragen over openbaarheid. De afhandeling van Woo-verzoeken verloopt over het algemeen zorgvuldig, maar vraagt door de inhoudelijke en juridische complexiteit van sommige verzoeken blijvende aandacht voor kwaliteit, procesbewaking, capaciteit en tijdige communicatie.
Actieve openbaarmaking
De Wet open overheid verplicht ons om op termijn een aantal categorieën informatie actief openbaar te maken. Ook moeten we ons inspannen waar dat kan, documenten actief openbaar te maken. De informatiecategorieën zijn over vier tranches verdeeld. Voor de informatiecategorieën in de eerste tranche is de verplichting op 1 november 2024 ingegaan. We hebben deze tijdig geïmplementeerd. Op het moment van schrijven is nog niet bekend wanneer de tweede tot en met de vierde tranche in werking zullen treden. We bereiden ons voor op deze inwerkingtreding door 'Woo-compliance' in de werkprocessen te borgen. Onderdeel van deze verplichting is zorgen dat deze categorieën tijdig zijn aangesloten op de Woo-index. Deze is in de plaats gekomen van PLOOI.
Informatiehuishouding
We hebben in het afgelopen jaar verdere stappen gezet voor een goed beheer en gebruik van informatie. In 2027 worden de volgende projecten gestart of afgerond:
- Het verder inrichten van het informatiebeheer op de Microsoft 365 omgeving;
- Verbeteren van het informatiebeheer binnen de processen van de Griffie;
- Verbeteren van het informatiebeheer binnen de processen van projectmanagement;
- Opschonen en ordenen van de brondocumenten bij Levenszaken;
- Verbeteren van de vindbaarheid en informatieverstrekking van de bouw- en milieu dossiers.